eemsmond investeert in ict
Aafje Lem | Hoofd Dienstverlening | Eemsmond
De gemeente Eemsmond is op zoek naar mogelijkheden voor
samenwerking op ict-gebied.
'Outsourcen of samenwerken?'
De gemeente Eemsmond heeft een verouderde
ict-infrastructuur. 'En dus moesten we wat nieuws', aldus Aafje
Lem, hoofd Dienstverlening bij de gemeente Eemsmond. 'Maar dat is
een hele dure grap.' KING ondersteunt Eemsmond bij het traject en
het maken van weloverwogen keuzes.
Eemsmond kampt met achterstanden op ict-gebied. 'Het zogeheten
oude ijzer moet vervangen worden', aldus Aafje Lem. 'We hebben oude
servers, oude computers, oude apparatuur. Tegelijkertijd nemen
de eisen aan de gemeentelijke dienstverlening toe. Goede ict-
voorzieningen en het ontsluiten van de benodigde gegevens zijn
daarvoor een must.' Eemsmond is dan ook genoodzaakt om te
investeren in ict. Maar waar begin je? 'Daarvoor hebben we
eerst de zogeheten íst en soll-situatie onderzocht. Welk
gat moet gedicht worden? Daaruit bleek - niet verrassend - dat we
inderdaad een achterstand hebben. Maar, die achterstand bleek
groter dan gedacht. Meer dan een half miljoen euro is nodig om de
ict- van Eemsmond te upgraden.'
'Open in verbinding'
Belangrijk uitgangspunt voor Eemsmond
was daarbij het rapport 'Nederland open in
verbinding'. De gemeente wil bij voorkeur werken met 'open
sources'. Lem: 'Programma's die vrij verkrijgbaar zijn, een hoge
kwalititeit hebben en die toegankelijk zijn voor iedereen.' Hoewel,
dat streven bleek niet helemaal reël. 'Een gemeente heeft te
maken met een heel breed takenpakket, ondersteund door
specifieke applicaties. Het is niet mogelijk om die
dienstverlening helemaal met open source-systemen te
ondersteunen. Daarom komen we waarschijnlijk uit op een
mengvoorstel; een mix van open en closed sources. En
daarvoor zijn we als gemeente aangewezen op marktpartijen.' Om
te komen tot een nieuwe ict-infrastructuur, was
een aanbestedingsprocedure nodig. Ook dat is een
complex proces waar veel papier bij komt kijken, en dus: tijd. De
vraag rees: hoe verantwoord is dat alles op eigen houtje te doen
als kleine gemeente? Het gaat immers niet alleen om de
begininvestering. 'Want als je je ict- infrastructuur
vernieuwd hebt, moet je het ook onderhouden én innoveren',
aldus Lem. 'Dat kost dus ieder jaar opnieuw geld. Kortom: je
blijft investeren in ict. 'En daarvoor heeft een kleine
gemeente als Eemsmond eenvoudigweg niet de menskracht of de
middelen in huis.'
Samenwerken: hoe en met wie?
Daarom besloot Eemsmond om eerst onderzoek uit te
voeren met een denktank waarin leden van het management
team en deskundigen op gemeente- en
ict-gebied plaatsnamen. 'Daar maken we belangrijke
afwegingen', aldus Lem. 'Wat zijn de angels en voetklemmen van de
verschillende opties? Gaat Eemsmond ict outsourcen bij een
marktpartij? En doen we dat alleen of samen met andere
gemeenten? Of richten we samen met andere
gemeenten in eigen beheer een shared service center
in? En zoja, met welke gemeenten? 'Samenwerken met andere
gemeenten is hoe dan ook een serieuze optie. Maar of en hoe en met
wie, dat onderzoeken we nu.'
De rol van KING
KING begeleidt Eemsmond in dit proces. In een
vervolgstadium kan KING Eemsmond ook begeleiden bij het opstellen
van de criteria voor het selecteren van een marktpartij en de
aanbestedingsprocedure. Of het opzetten van een shared service
center met andere gemeenten. Lem: 'Die deskundigheid is gebundeld
bij KING, die vele gemeenten daarbij ondersteunt. Aanvankelijk vond
ik het best lastig om in te schatten waar we KING wel en niet
voor in kunnen zetten. Wat heeft een gemeente aan KING? Is het een
sparringpartner of mag ik meer vragen? Zo dacht ik dat KING ook de
menskracht zou leveren, maar dat is niet zo. KING concentreert zich
juist op haar onafhankelijke rol als kwaliteitsinstituut; het is
niet een leverancier met commerciële belangen maar een instituut.
Dat is hoe dan ook erg handig om mee te praten. Kortom,
KING staat ons met raad en daad bij. Maar we doen het als
gemeente uiteindelijk zelf.'
