baseline div

Documentaire informatie wordt ook wel de hoeksteen van de democratische rechtsstaat genoemd. In de alledaagse praktijk nemen gemeenten en andere overheden tachtig procent van hun beslissingen op basis van documentaire informatie.

Beheer van digitale documentaire informatie

Voor een modern proces is een papieren document 'een vorm van obstructie'. Digitale documenten laten zich immers eenvoudiger verspreiden en kunnen op meer plaatsen, tegelijk, toegankelijk zijn. Wanneer het digitaliseren geschiedt volgens geijkte procedures en standaards, mag het papieren document worden vernietigd. Voor deze substitutie hebben gemeenten een machtiging van Provinciale Staten nodig. De beleidsregels voor substitutie zijn voor rijk, provincies en gemeenten verschillend en worden per provincie verschillende toegepast. Deze onduidelijkheid leidt in de praktijk tot een 'hybride' beheerssituatie: naast de digitale documenten worden ook papieren documenten beheerd.

Minimale normen voor de documentaire informatiehuishouding

Sinds jaar en dag constateren de Algemene Rekenkamer, gemeentelijke rekenkamercommissies en archiefinspecties dat overheden hun digitale documentaire informatie onvoldoende op orde hebben. Op Rijksniveau is hiertoe een 'Baseline' ontwikkeld en verplicht gesteld. Dit omvat een set van minimale wettelijke en andere normen en standaards waar de (digitale) documentaire informatiehuishouding aan moet voldoen. Rijksdiensten kunnen zodoende zelf vaststellen in hoeverre hun informatiehuishouding op orde is. Dat vereenvoudigt het toezicht.

Zaakgericht werken vraagt om andere eisen op gemeentelijk niveau

Eénheid van beleid op het gebied van documentaire informatiehuishouding is gewenst op alle overheidniveaus. De Baseline voor het Rijk is echter niet één op één te vertalen naar gemeenten. De eisen vanuit het zaak- en procesgericht werken wegen bij gemeenten immers zwaarder dan in de Rijksdienst, omdat gemeenten meer direct met de burger te maken hebben.

Project Baseline informatiehuishouding voor gemeenten (Baseline DIV)

In opdracht van het ministerie van BZK en in samenwerking met de VNG is KING een project gestart dat rond de zomer 2011 zal resulteren in een Baseline DIV voor gemeenten. Voor het vakgebied DIV, inclusief archivering, zijn al diverse handreikingen en richtlijnen beschikbaar. Wat nog ontbreekt is een richtlijn dat DIV verbindt met de doelstellingen en de werkwijze van een moderne elektronische gemeente. De Baseline DIV wordt een modern en actueel kader waarin documentaire informatiehuishouding en archivering is verbonden met onder andere zaakgericht werken.

KING werkt samen met gemeenten en brancheverenigingen

In het project zoekt KING nadrukkelijke afstemming met het gemeentelijke veld en diverse brancheverenigingen. Een projectgroep bestaande uit experts komt tot twee-wekelijks een dagdeel bijeen en houdt zich bezig met het reviewen, bijsturen en uitwerken van specifieke deelonderwerpen van de Baseline DIV.

Naast het opleveren van een eerste versie van een Baseline is het beoogde projectresultaat dat de projectgroep over gaat in een operationele gebruikersgroep die na oplevering betrokken blijft bij beheer, onderhoud en doorontwikkeling van de Baseline.

Meer informatie

Heeft u vragen omtrent dit onderwerp, neem dan contact op met Bart Geerdink (bart.geerdink@kinggemeenten.nl) of Adrie Spruit (adrie.spruit@kinggemeenten.nl).